Mais do que a simples busca por preços menores e boas oportunidades de compra, a gestão de compras hospitalares traz muitos desafios. Além de realizar compras de itens para suprir a necessidade do hospital ou clínica, o setor de compras visa atender às necessidades dos pacientes e equilibrar o custo-benefício para essa instituição de saúde. É preciso considerar, além dos preços, todo o processo logístico e operacional necessário, para que essa atividade ocorra da melhor forma possível.
Pensando nisso, preparamos esse artigo para trazer dicas de como você pode organizar a gestão de compras hospitalares, superar os desafios e otimizar os processos.
Dicas para uma gestão de compras hospitalares mais eficiente
Trabalhando em conjunto, o departamento de compras e setor financeiro tem a grande responsabilidade de garantir produtos de qualidade e de assegurar a viabilidade financeira da instituição. Dessa forma, as compras hospitalares devem ser pensadas no sentido de atender a todas essas demandas. Confira a seguir as dicas que preparamos para ajudar você.
1- Sempre verifique a procedência de tudo que foi adquirido
É primordial que a procedência de todos os equipamentos, materiais e insumos adquiridos, seja verificada. Esses equipamentos não são como os suprimentos comuns de uma empresa, eles fazem parte da estrutura hospitalar e devem possuir os mais altos índices de qualidade, principalmente porque eles irão contribuir, principalmente, para a saúde dos pacientes e para salvar vidas.
Realize um levantamento e uma pesquisa bastaste completa dos fornecedores e da qualidade dos equipamentos que serão adquiridos. Como a tecnologia muda e evolui todos os dias, esteja sempre a par do que há de melhor no mercado e acompanhe as novidades para oferecer o maior nível de excelência possível.
2 – Defina metas
Todos os processos dentro do setor de compras em uma instituição hospitalar necessitam de planejamento e metas. Antes de realizar as compras, é preciso estabelecer a urgência de cada um dos equipamentos necessários para que não falte nada para a manutenção do bom atendimento.
3 – Controle de tempo e estoque
Para que não faltem os insumos necessários para a prestação do atendimento, é preciso que a equipe de compras tenha um controle do tempo de duração e vida útil dos equipamentos existentes, além da necessidade de manutenção e elabore um planejamento adequado do período de duração das mercadorias até a próxima compra. Isso irá prevenir diversos problemas para a instituição, como atrasos no atendimento por falta de insumos e equipamentos; prejuízos financeiros e para a imagem do hospital.
Nesse contexto é de suma importância a proximidade e o alinhamento com outros setores, com destaque para o setor de engenharia clínica do hospital. Os engenheiros clínicos irão orientar e repassar as demandas e prioridades para um planejamento mais alinhado.
4 – Evite desperdícios
Nem sempre realizar uma grande compra é a melhor opção para a instituição. Produtos parados por muito tempo podem acabar perdendo o prazo de validade, apresentarem falhas ou danos por conta da inatividade, além de ocupar um grande espaço que poderia ser melhor aproveitado. Por esse motivo, realize a compra estratégica de tudo que será utilizado em um determinado período, isso evita desperdícios, gastos desnecessários, um estoque sobrecarregado, entre outros problemas. Vale destacar mais uma vez a importância da comunicação e alinhamento com os outros setores do hospital.
5 – Cuidado com as compras emergenciais
Assim como nas nossas residências, as compras emergenciais acabam saindo muito mais caras do que as feitas de forma planejada e antecipada. Isso porque você pode se ver obrigado a adquirir um produto com um preço muito acima do mercado, e em quantidades menores, uma vez que o objetivo é suprir a necessidade emergencial. Isso acontece por conta da falta de planejamento e a não consideração de variação sazonal de alguns produtos.
Por essa razão, é imprescindível ter um controle de estoque adequado a fim de prevenir a falta de insumos e evitar situações como essa.
6 – Conheça o consumo da sua instituição
A compra estratégica deve ser baseada no consumo médio da sua instituição. Estabeleça um histórico de tudo que é utilizado para evitar as compras emergenciais e o desperdício de produtos que ficarão acumulados no seu estoque. Além disso, é importante considerar a demanda dos seus pacientes e um possível aumento nas necessidades do seu hospital.
É claro que há situações, como casos de pandemias e outros eventos mais inesperados, em que fica muito mais difícil fazer esse tipo de previsão. Mas o quanto mais a análise de dados para planejamento estiver presente na rotina do setor de compras, melhor.
7 – Classifique os itens hospitalares
Essa classificação de itens pode servir de base para guiar o processo de pesquisa e compra de insumos. Ela é feita com dois critérios:
Classificação ABC: diz respeito ao valor financeiro e econômico de cada um dos produtos, aliado ao seu potencial de consumo. Por exemplo: um material hospitalar classificado como A, possui um alto preço de mercado e um baixo potencial de consumo. Já um insumo classificado com C, possui um consumo alto, porém com um preço de mercado mais baixo.
Classificação XYZ: essa classificação se refere à importância clínica de cada insumo. Por exemplo: um produto hospitalar com uma classificação X possui relevância clinica alta, sem que existam no mercado substitutos que atendam a essa demanda. Já os produtos com classificação Z tem uma ampla gama de itens similares no mercado.
8 – Utilize plataformas de buscas de preços
É fundamental estabelecer um monitoramento de preços no mercado para realizar compras mais inteligentes e efetivas. Com a evolução da tecnologia, a pesquisa de preços ficou muito mais ampla. No setor da saúde, os desafios são maiores, em razão do fator OFERTA. Isso porque muitos produtos só são encontrados em fornecedores diferentes, tornando o processo de compra mais extenso e detalhado.
Nesse sentido, a utilização de uma plataforma de pesquisa de preços pode ser uma grande aliada no processo de compra. Essas plataformas de pedidos e orçamentos facilita o processo para a equipe do departamento de compras, uma vez que ele teria que realizar uma pesquisa individual em cada fornecedor para estabelecer um orçamento completo. Mas lembre-se de sempre buscar novos fornecedores e estar atento também aos novos players do mercado, que podem entrar trazendo melhoria de qualidade e redução nos custos.
9 – Escolha de fornecedores
Tanto para compra quanto para a manutenção de maquinários e equipamentos, a escolha de um bom fornecedor é a base para uma compra estratégica para a sua instituição hospitalar. Para que você escolha a melhor empresa para fornecer insumos e serviços, esteja atento aos seguintes fatores:
- Informar-se quanto à qualidade do serviço prestado por esse fornecedor para outras instituições;
- Estabelecer indicadores de desempenho para a análise da prestação de serviços;
- Valorizar o bom atendimento e a disponibilidade de atendimento, de forma a atender às demandas do hospital;
- Prezar pelo nível de qualidade na prestação de serviço e no fornecimento rápido de insumos;
- Informar-se sobre certificações e adequação às normas de segurança;
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